هیات تجاری چیست؟

یکی از نیازهای اساسی شرکت‌های در مسیر رشد و بالندگی کسب‌وکارشان، ایجاد تعاملات بین‌المللی و ایجاد روابط تجاری موفق و همینطور برگزاری و مدیریت اجرای هیات‌های تجاری می‌باشد. این هیات‌ها طی مذاکره،  به خرید محصولات ایرانی علاقه‌مند می‌شوند و این موضوع باعث ایجاد ارتباط با تولیدکنندگان ملی خواهد شد.

حضور این هیات تجاری در نمایشگاه‌های داخلی ایران، باعث آشنایی با محصولات تولید ایران و جذب سرمایه خارجی می‌شود و علاوه بر  بازدید آن‌ها از خط تولید و محل تولید محصولات، باعث می‌شود از توانمندی فنی و کیفی شرکت‌های ایرانی آگاهی پیدا کنند. همچنین باعث امکان تهیه مواد اولیه و یافتن طرف تجاری می‌شود.

کاربردها و ویژگی‌های هیات تجاری

سفر با نیت اقتصادی و تجاری زمانی ارزشمند و اثرگذار است که بتوان با دیگر تولیدکنندگان محصول و یا خدمات ارتباط، برقرار نمود و ظرفیت‌های موجود را به آن‌ها معرفی کرد و به طور متقابل از توان طرف مقابل نیز استفاده کرد. به‌همین دلیل، برگزاری نشست‌های مشترک، ارائه و معرفی محصولات و خدمات و… در طی این سفر، از اهمیت بالایی برخوردار است.

از کاربردهای هیات تجاری میتوان به امکان شناخت بازار به صورت مستقیم برای تعیین قیمت‌ها، اطلاع از نوع بسته بندی محصولات، کیفیت محصولات، شناخت انواع تبلیغات و آشنایی با وضعیت رقیبان تجاری، با استفاده از اطلاعاتی که اعضای این هیات ارائه می‌کند، می باشد.

از کاربردهای اعزام این هیئت ها، می‌توان به دسترسی مستقیم بخش خصوصی به مقامات بالامرتبه و تصمیم گیرنده یا شخصیت‌های اقتصادی مهمی که تاثیر زیادی بر کشور میزبان دارند، بازدید از بخش صنعتی، کارخانه‌ها، نمایشگاه‌ها و… اشاره کرد.

مزایای اعزام هیات تجاری

در صورت برخورداری از سازماندهی خوب، می‌توان گفت هیات تجاری، از موثرترین ابزار توسعه صادرات است.

لازم است که اعزام هیئت تجاری، در زمان مناسب انجام شود و برای آنان برنامه دقیق و متنوعی مشخص شود.

هیات تجاری دارای مزایای زیادی از جمله امکان فروش مستقیم یا بدون واسطه و سریع کالا، انجام مذاکرات بصورت مستقیم و جمع آوری اطلاعات از نیازهای دقیق مشتریان، شناخت شرکت‌های خریدار و شناسایی فرصت‌های سرمایه‌گذاری در کشور هدف، به‌دست آوردن تجربه و مهارت در شیوه مذاکرات می‌باشد.

از دیگر مزایای اعزام این هیات می‌توان به گرفتن امتیازاتی، مثل مشارکت رایگان در نمایشگاه‌ها یا بهره‌مندی از تخفیفات مناسب، دریافت امتیاز برای تاسیس مراکز تجاری، کاهش هزینه‌های گمرک در یک بازه زمانی، تسهیلات برای دریافت ویزای کشورهای دارای نماینده و… اشاره کرد.

هیات تجاری و بازاریابی

اعزام هیات تجاری می‌تواند نقشه مستقیمی در بازاریابی داشته باشد به این صورت که با مشارکت در نمایشگاه‌ها، معرفی و شناخت کالا و ویژگی‌های آن و همینطور اطلاع از نیازهای دقیق مشتریان و شرکت‌های خریدار، خود به تنهایی می‌تواند عاملی بر بازاریابی کالا و معرفی برند و محصولات شود.

هیات‌های اعزامی با هدف مشارکت در شناخت محصولات، فروشندگان و خریداران در نمایشگاه‌های مطرح، می‌توانند زمینه همکاری‌های بیش‌تر و امکان شراکت با شرکت‌های تولیدی یا بازرگانی خارجی با هدف توسعه فناوری را فراهم آورند.

روال اعزام و پذیرش هیات تجاری

بر اساس چهارچوب‌های از پیش تعیین شده، اعزام هیات تجاری بعد از شناسایی، تایید می‌شود و در صورتیکه شرکت‌ها هم مجوز حضور در هیات اعزامی را کسب کنند، می‌توانند از حمایت‌های دولتی مانند: صندوق نوآوری و شکوفایی، همچنین از حمایت معاونت علمی و فناوری و حمایت سازمان توسعه تجارت در شهرک‌های صنعتی نیز بهره‌مند شوند.

دستاورد این هیات‌ها شامل پذیرش و اعزام، ایجاد تعاملات موثر و مفید همچنین و پیدا کردن شریکان تجاری است که در طول زمان و در آینده نزدیک، باعث ایجاد یک تعامل و همکاری مشترک مثل صادرات و یا انتقال فناوری می‌شود.

از اوایل سال 1385 سازمان توسعه تجارت ایران با هدف مدیریت یکپارچه و متمرکز، قوانینی برای سازماندهی و برنامه ریزی اعزام هیات تجاری و بازریابی و نیز نظارت و ارزیابی، به اجرا گذاشته که عبارت است از:

• تصویب دستورالعمل‌های روش اعزام هیات‌های تجاری-بازاریابی، به بازارهای هدف و ارسال آن به سازمان‌های بازرگانی استان‌ها، تشکیل ها، اتاق های بازرگانی.
• تصویب دستورالعمل‌های جدید بررسی و پرداخت کمک هزینه‌های هیات‌های تجاری و ارسال آن به مجریان واجد شرایط اعزام هیات.
• تهیه چهارچوبی برای گزارش توجیهی مجریان جهت اعزام هیات‌ها
• برگذاری سمینار توجیهی و کارگاه آموزشی اعزام هیات‌ها در سازمان توسعه تجارت ایران، با حضور رئیسان هیات‌ها، استاید دانشگاه و کارشناسان سازمان توسعه تجارت ایران.
• مسئولیت گزارش‌نویسی از بخش‌های اجرایی هیات‌های سازمان‌های بازرگانی استان‌ها، به دفتر ترویج تجارت سازمان، محول شده است.

یکی از مراحل شرکت در این هیات‌های تجاری، پر کردن فرم در سامانه اتاق بازرگانی کشور است.

سخن آخر

در این مقاله به نحوه پذیرش هیات تجاری، ویژگی‌ها و مزایای آن و نحوه ارتباط آن با کسب مشتری پرداخته‌ایم. اعزام هیات تجاری، نقش مستقیمی در بازاریابی و شناخت محصولات و رقبا دارد همچنین می‌تواند یک وسیله برای تبلیغات و معرفی برند شود و روابط تجاری و بین اللملی را بهبود ببخشد.